Términos y Condiciones

1. Qué es Abzentia

Abzentia permite que una organización gestione, entre otras funciones: solicitudes de vacaciones, permisos, días libres y otros procesos laborales; formularios configurables; historial y seguimiento de solicitudes; gestión y almacenamiento de documentos; solicitud de aceptación electrónica de documentos; gestión de integrantes y roles; y notificaciones sobre la actividad de la plataforma. Las funcionalidades disponibles pueden variar y evolucionar durante el desarrollo del servicio.

2. Requisitos y tu cuenta

Abzentia está destinado exclusivamente a personas mayores de edad. Para crear una cuenta se solicita correo electrónico, contraseña, número de teléfono y RUT. Declaras que la información que entregas es verdadera, actualizada y corresponde a tu identidad.

La cuenta pertenece a quien la crea. Una misma persona puede participar en más de una organización y crear o administrar varias. Eres responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de toda la actividad realizada desde tu cuenta.

3. Organizaciones y roles

Durante la creación de una cuenta puede crearse una organización. Cada organización es un espacio separado dentro de Abzentia, con sus propios integrantes y roles: Empleado, Administrador y Super Administrador. Los permisos y funcionalidades disponibles dependen del rol asignado.

4. Responsabilidad de las organizaciones

Las organizaciones son responsables de la información que incorporan a Abzentia y de las decisiones que adopten respecto de sus integrantes: crear formularios, definir qué información solicitar, gestionar solicitudes, cargar documentos, definir quién puede acceder a determinada información, solicitar aceptación de documentos y administrar integrantes y permisos. Deben usar Abzentia conforme a la legislación aplicable y evitar solicitar o almacenar información que no resulte necesaria o legítima para sus finalidades.

Las organizaciones actúan como Responsables del Tratamiento de los datos personales de sus integrantes y son las únicas facultadas para determinar finalidades, contenidos, formularios, documentos y permisos de acceso dentro de su espacio de trabajo. Al operar una organización en Abzentia, la empresa cliente mandata y autoriza a Cuatro Rlabs, en su rol de Encargado del Tratamiento, a almacenar, procesar y estructurar esos datos exclusivamente para prestar el servicio. Los términos de ese tratamiento se regulan en la Política de Privacidad de Abzentia, que actúa como Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) entre las partes.

5. Formularios y solicitudes

Los administradores pueden configurar formularios para distintos tipos de solicitudes, con campos de texto libre y otros campos configurables. Los campos y la información solicitada varían según la configuración de cada organización. Actualmente las solicitudes no permiten adjuntar archivos.

Las organizaciones son responsables de que los formularios no soliciten datos sensibles de salud, diagnósticos médicos detallados u otras categorías especiales de datos personales que no resulten estrictamente necesarios y legalmente amparados por la normativa laboral.

6. Documentos

Los administradores y super administradores pueden cargar documentos destinados a la organización o a sus integrantes. La organización es responsable de verificar que cuenta con las autorizaciones necesarias para cargar, almacenar y gestionar dichos documentos.

7. Aceptación electrónica de documentos

Abzentia permite pedir a los integrantes de una organización la aceptación electrónica de documentos. El proceso usa un PIN enviado al correo registrado del usuario, quien debe tener una cuenta y pertenecer a la organización correspondiente. Como resultado, Abzentia registra información de trazabilidad: fecha y hora, dirección IP, identificación del usuario y una identificación criptográfica del documento.

Esta funcionalidad registra la aceptación y su trazabilidad dentro de la plataforma. No debe entenderse que constituye por sí misma una firma electrónica avanzada ni que sustituye los mecanismos de firma que la legislación pueda exigir para determinados documentos o actos.

8. Notificaciones y comunicaciones

Abzentia puede enviar comunicaciones necesarias para la operación del servicio: invitaciones a organizaciones, recuperación de contraseña, notificaciones relacionadas con solicitudes y documentos, códigos o PIN de aceptación electrónica y otras comunicaciones operativas. Las aplicaciones móviles pueden usar notificaciones push para informar sobre la actividad de la plataforma.

9. Uso gratuito durante la fase temprana y planes futuros

Abzentia está actualmente en una fase temprana de desarrollo. Mientras dure esta fase, todas las funcionalidades de la plataforma (control de solicitudes, control de documentos y aceptación electrónica, gestión de organización, y las demás que se agreguen) están disponibles sin costo.

En el futuro es posible que introduzcamos planes pagos. Si eso ocurre, las organizaciones que ya usan Abzentia de forma gratuita podrían quedar sujetas a límites (por ejemplo, en cantidad de miembros, volumen de solicitudes o documentos, u otras funcionalidades) según corresponda al plan gratuito vigente en ese momento, salvo que optes por contratar un plan pago. Te avisaremos de estos cambios con antelación razonable antes de que entren en vigencia — nunca vamos a empezar a cobrarte, ni a limitar tu organización, sin notificarte primero.

10. Disponibilidad y evolución del servicio

Abzentia está en desarrollo activo y puede experimentar cambios, mejoras o correcciones. Cuatro Rlabs podrá agregar, modificar o retirar funcionalidades, realizar mantenimientos, suspender temporalmente determinadas funciones y modificar aspectos técnicos u operativos del servicio. Cuando un cambio resulte relevante para las condiciones de uso, se informará por los mecanismos disponibles y, cuando corresponda, se actualizarán estos Términos y Condiciones.

11. Uso aceptable

Está prohibido utilizar Abzentia para:

• Realizar actividades ilícitas.
• Intentar acceder sin autorización a cuentas, organizaciones o información de terceros.
• Interferir deliberadamente con el funcionamiento del servicio.
• Introducir código malicioso u otros elementos destinados a afectar la plataforma.
• Vulnerar derechos de terceros o almacenar o distribuir contenido ilícito.

Cuatro Rlabs podrá adoptar medidas razonables frente a usos que infrinjan estos Términos o comprometan la seguridad o el funcionamiento del servicio.

12. Eliminación de cuentas

Puedes solicitar o ejecutar la eliminación de tu cuenta personal de acceso a través de los mecanismos habilitados en la plataforma o escribiendo a abzentia@cuatrorlabs.cl. La eliminación cancela tus credenciales de acceso y te desvincula de las organizaciones en las que participabas.

Sin perjuicio de lo anterior, en virtud de la legislación laboral, tributaria y de auditoría aplicable a las organizaciones (en su calidad de Responsables del Tratamiento), los documentos, archivos PDF, imágenes, registros de solicitudes, aceptaciones electrónicas y la trazabilidad generada durante tu permanencia en una organización se mantendrán almacenados e inalterados dentro del espacio de esa organización, bajo el estado de integrante inactivo o desvinculado.

Si tu cuenta tiene rol de Super Administrador, para eliminarla primero deberás transferir ese rol a otro integrante o solicitar la eliminación total de la organización conforme a la sección siguiente.

13. Eliminación de organizaciones

Los administradores pueden eliminar una organización. La eliminación implica borrar la información asociada a ella, incluyendo, según corresponda: solicitudes, documentos, registros de aceptación, historial e información de los integrantes asociada exclusivamente a esa organización. La eliminación se realiza conforme al funcionamiento de la plataforma y puede producir efectos permanentes.

Es responsabilidad exclusiva de la organización realizar la exportación previa de sus documentos e historiales mediante las herramientas disponibles antes de ejecutar su eliminación o dar término al servicio.

14. Exportación de información

Abzentia dispone de una funcionalidad de exportación de datos. La información disponible puede obtenerse en formato JSON, de acuerdo con los permisos y el alcance correspondientes. El usuario u organización debe proteger adecuadamente cualquier archivo exportado, dado que puede contener información personal, laboral o documental.

15. Propiedad y uso de los contenidos

Los documentos y demás contenidos incorporados por una organización o usuario continúan perteneciendo a quien corresponda según su naturaleza y las relaciones existentes entre las partes. Al utilizar Abzentia, autorizas a Cuatro Rlabs a almacenar, procesar y transmitir dichos contenidos únicamente en la medida necesaria para prestar y mantener el servicio; su uso no implica una transferencia de propiedad.

La plataforma Abzentia —incluyendo su software, diseño, elementos gráficos, funcionalidades, código y marcas desarrollados por Cuatro Rlabs— pertenece a Cuatro Rlabs o se utiliza legítimamente bajo las autorizaciones correspondientes. El uso de Abzentia no concede al usuario derechos de propiedad sobre dichos elementos.

16. Limitación de responsabilidad

Abzentia se proporciona como una herramienta tecnológica de gestión. Cuatro Rlabs no controla previamente el contenido que las organizaciones incorporan a la plataforma ni asume responsabilidad por las decisiones laborales, administrativas o comerciales que una organización adopte utilizando la información gestionada mediante Abzentia. El solo uso de la plataforma no garantiza que una organización cumpla sus obligaciones legales; corresponde a cada organización configurarla y utilizarla de acuerdo con sus necesidades y obligaciones.

17. Cambios a estos términos

Cuatro Rlabs podrá modificar estos Términos y Condiciones para reflejar cambios en Abzentia, nuevas funcionalidades, condiciones comerciales o modificaciones legales. Cuando los cambios sean relevantes, se informarán mediante mecanismos razonables y, cuando corresponda, se solicitará nuevamente la aceptación. La versión vigente estará disponible a través de Abzentia.

18. Contacto

Cuatro Rlabs · RUT 77.972.828-5 · Gladys 1153, San Miguel, Región Metropolitana, Chile · abzentia@cuatrorlabs.cl.