Política de Privacidad

1. Quién es responsable y quién es encargado

Las empresas, empleadores u organizaciones que contratan y utilizan Abzentia son Responsables del Tratamiento de los datos, documentos, formularios y solicitudes de sus trabajadores e integrantes. Cada organización determina qué datos solicita, qué documentos carga y quién accede a esa información dentro de su espacio de trabajo.

Cuatro Rlabs actúa como Encargado del Tratamiento respecto de esa información laboral: la procesa y custodia por cuenta de las organizaciones y siguiendo sus instrucciones. Esta política cumple además la función de Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) entre Cuatro Rlabs y cada organización.

Cuatro Rlabs es Responsable únicamente respecto de los datos de registro de las cuentas de usuario: credenciales de acceso, administración comercial y soporte técnico.

Cuatro Rlabs · RUT 77.972.828-5 · Gladys 1153, San Miguel, Región Metropolitana, Chile · abzentia@cuatrorlabs.cl.

2. Qué datos tratamos

• Datos de cuenta y autenticación: correo electrónico, número de teléfono, RUT y contraseña (almacenada solo mediante hash criptográfico no reversible, nunca en texto plano).
• Datos de la organización: razón social, RUT, domicilio, logotipos y roles de los integrantes.
• Datos de perfil laboral: fecha de ingreso, cargo, departamento y los antecedentes que la organización asigne a cada integrante.
• Formularios y solicitudes: la información de vacaciones, permisos y ausencias depende de la configuración de cada organización. Las solicitudes no permiten adjuntar archivos.
• Documentos: los administradores pueden cargar documentos corporativos o individuales (reglamentos, notificaciones, contratos, anexos).
• Trazabilidad de aceptación electrónica: al aceptar un documento con el PIN enviado al correo, se registra la identificación del usuario, la dirección IP, la fecha y hora, y una identificación del documento mediante código hash SHA-256. Es un registro técnico interno de trazabilidad y no constituye ni reemplaza una Firma Electrónica Avanzada (FEA).
• Datos técnicos y de seguridad: direcciones IP y registros de auditoría necesarios para garantizar el aislamiento entre organizaciones y prevenir accesos no autorizados. No usamos herramientas de analítica ni de seguimiento comportamental publicitario.

3. Para qué usamos tus datos

• Crear y autenticar cuentas de usuario.
• Administrar los espacios de trabajo de las organizaciones y sus roles de acceso.
• Procesar y consultar el historial de solicitudes laborales y permisos.
• Almacenar y mostrar documentos corporativos.
• Registrar la trazabilidad técnica de las aceptaciones electrónicas.
• Enviar notificaciones operativas: correos transaccionales (SMTP de Google) y notificaciones push en las aplicaciones móviles (Firebase).
• Garantizar la seguridad, el aislamiento de datos y prevenir usos fraudulentos.
• Cumplir obligaciones contables, legales o requerimientos de autoridades competentes.

4. Base jurídica

• Para Cuatro Rlabs: la ejecución del contrato de prestación del servicio (SaaS) con la organización y el cumplimiento de obligaciones legales de seguridad.
• Para las organizaciones: la ejecución de la relación laboral o contractual con sus integrantes y el cumplimiento de la legislación laboral aplicable.

5. Aislamiento entre organizaciones y proveedores

Abzentia garantiza el aislamiento lógico de los datos entre organizaciones: un usuario solo accede a la información del espacio de trabajo al que pertenece y según los permisos que le asignen sus administradores.

Para operar el servicio usamos proveedores de infraestructura que actúan como sub-encargados:

• OpenCloud: alojamiento e infraestructura de servidores.
• Google (SMTP): envío de correos transaccionales y del PIN de aceptación.
• Firebase (Google): envío de notificaciones push en las aplicaciones móviles.

Cuatro Rlabs no vende ni cede datos personales a terceros con fines publicitarios.

6. Cómo protegemos tus datos

• Las contraseñas se almacenan con hash criptográfico, nunca en texto plano.
• Los datos de cada organización se mantienen aislados de los de otras organizaciones.
• El acceso a las funciones administrativas está limitado por rol.
• Las aceptaciones de documentos cuentan con registros de trazabilidad.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Mantenemos medidas razonables de protección y revisamos el funcionamiento del servicio conforme evoluciona.

7. Conservación y desvinculación de integrantes

Los documentos, solicitudes, archivos y registros de trazabilidad generados mientras un integrante pertenece a una organización forman parte de la historia laboral gestionada por esa empresa (Responsable del Tratamiento) y se conservan inalterados dentro de su espacio de trabajo por los plazos de prescripción laboral y tributaria correspondientes.

Cuando eliminas tu cuenta personal se cancelan tus credenciales de acceso. Tus registros históricos y documentos dentro de las organizaciones en las que participaste se mantienen almacenados por esas organizaciones bajo el estado de integrante inactivo o desvinculado, para resguardar la validez de sus respaldos legales.

8. Tus derechos

Conforme a la Ley N.º 21.719 puedes solicitar el acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo de tus datos personales.

• Sobre tu cuenta de usuario (credenciales de acceso): puedes gestionarlo desde Mi cuenta o escribiendo a abzentia@cuatrorlabs.cl.
• Sobre datos y documentos laborales: como la organización es la Responsable del Tratamiento de los datos de sus trabajadores, las solicitudes referidas a formularios, solicitudes aprobadas o documentos cargados por la empresa deben dirigirse al área de RR.HH. o administración de tu organización. Si Cuatro Rlabs recibe una solicitud de este tipo, la deriva a los administradores de la organización correspondiente.

9. Exportación de datos

Abzentia ofrece a las organizaciones herramientas de exportación de datos en formato estructurado (JSON). Una vez extraídos de la plataforma, es responsabilidad de la organización resguardar la confidencialidad de esos archivos.

10. Eliminación de cuenta

Puedes solicitar o ejecutar la eliminación de tu cuenta personal desde los mecanismos habilitados en la plataforma o escribiendo a abzentia@cuatrorlabs.cl. La eliminación cancela tus credenciales de acceso y te desvincula de las organizaciones en las que participabas.

Los documentos, archivos PDF, imágenes, registros de solicitudes, aceptaciones electrónicas y la trazabilidad generada durante tu permanencia en una organización se mantienen inalterados dentro del espacio de esa organización, bajo el estado de integrante inactivo o desvinculado, conforme a la legislación laboral, tributaria y de auditoría aplicable.

Si tu cuenta tiene rol de Super Administrador, primero debes transferir ese rol a otro integrante o solicitar la eliminación total de la organización.

11. Menores de edad y datos sensibles

Abzentia está destinada exclusivamente a personas mayores de 18 años. Las organizaciones deben abstenerse de usar los formularios para solicitar información de salud detallada u otros datos sensibles que excedan las necesidades de gestión laboral amparadas por la ley.

12. Cambios a esta política

Cuatro Rlabs puede actualizar esta política cuando cambien la plataforma, los proveedores o la normativa. Las actualizaciones relevantes se informan por los medios disponibles en la plataforma y requieren la aceptación correspondiente cuando sea legalmente exigible.

13. Contacto

Cuatro Rlabs · RUT 77.972.828-5 · Gladys 1153, San Miguel, Región Metropolitana, Chile · abzentia@cuatrorlabs.cl.